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    后勤服务集团合同管理规定

    发布时间:2011-12-20  点击:

    一、总 则

    (一)为加强集团合同协议管理,防范风险,维护集团合法权益,避免合同纠纷,根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规和学校相关规定,制定本办法。

    (二)本办法所称的“合同协议”,是指集团在服务经营过程中,以集团名义签订的具有合法权利和义务内容的合同书、协议书及具有合同协议性质的意向书、框架协议、保证函等文件,包括供电、水合同协议、借款合同协议、租赁合同协议、承揽合同协议、建设工程合同协议、运输合同协议、保管合同协议、委托合同协议、广告宣传合同协议、服务协议、保密协议、联营协议及其他与集团权益有联系的合同、协议等(以下通称合同协议),不包括劳动合同协议。

    (三)本办法适用于集团及集团所属各中心。

    (四)签订合同协议原则上应当采用书面形式。原则上杜绝合同协议履行在先,签订合同协议在后现象发生。

    (五)集团的各类合同协议属于集团秘密,任何人不得擅自披露。自合同协议准备到签署、履行过程中如有必要,可在合同协议中附加保密条款或另行签订保密协议。

    (六)集团签订合同协议必须遵守相关的法律、法规和政策,贯彻自愿合法、平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则。

    (七)集团建立、健全各项合同协议管理制度,实行合同协议管理责任制,并纳入各中心绩效考核范围,合同协议事务的经办人对其经办事项承担责任。

    二、合同协议拟定

    (一)合同协议主办人(中心)与对方当事人在初步意向接触的基础上进行合同协议洽谈,并就双方洽谈达成的共识草拟合同协议基本条款。

    (二)按照集团相关规定,或应合同协议主办人(中心)的要求,其他中心可派业务人员参加洽谈。需要集团领导亲自参加洽谈或相关中心派专人的,合同协议主办人(中心)应提前通知。

    (三)洽谈结束后,合同协议主办人(中心)应根据双方洽谈达成的共识以书面形式草拟合同协议文本,合同协议的内容由签约双方明确约定。

    (四)合同协议应当具备下列基本要件:

    1、合同协议名称、合同协议双方的全称、法定地址、总经理、联系人姓名、电话以及签订合同协议的目的和依据。

    2、合同协议标的、数量、质量、价格或酬金、履行期限、地点和方式、违约责任和争议解决等条款。

    3、依照国家法律、法规的规定必须具备的条款,以及合同协议双方当事人要求必须约定的条款。如:按照国家及集团有关规定应当保密的合同协议,应签订保密协议;对于服务类合同协议,应当具备完整的考核条款,并结合考核结果支付合同协议款。

    4、签订合同协议应当使用中文。

    (五)符合以下情况之一的,应当签订书面合同协议:

    1、建设工程(含装修工程、土建工程)勘察、设计、施工、监理合同协议;

    2、我方先予履行合同协议的;

    3、合同协议对方为外地单位的;

    4、虽能即时清结但属批量、交易额较大的业务(如米面油等);

    5、当时难以监测产品内在质量和技术性能,需要进行初验、试运行、终验的合同协议;

    6、容易引起纠纷的合同协议;

    7、虽不涉及金额,但与集团服务经营密切相关、权利义务关系复杂的合同协议;

    8、合同协议主办人(中心)认为应签订书面合同协议的其他合同协议。

    (六)能即时清结的事务(即事务内容、权利义务关系简单,能做到“一手交钱、一手交货”的业务)可不签订书面合同协议。

    三、合同协议的签订及生效

    (一)集团对外签订合同协议必须以集团名义进行,集团委托中心对外签订合同协议可以中心名义进行。

    (二)集团合同协议应由集团总经理或总经理授权委托的代理人在其授权范围内代为签署。集团总经理可签署集团的所有合同协议。总经理授权委托人在授权范围内签署的可由授权委托人(一般为各中心负责人)签署。

    (三)对于不涉及金额的框架协议等比较重大的合同协议,应由集团总经理签署并加盖集团印章;其他不涉及金额的合同协议可由中心负责人签署并加盖中心印章,凡需加盖集团印章的合同协议必须经集团总经理签署。

    (四)合同协议以双方签字盖章之日起生效,对于部分合同协议约定有生效条件或期限的,从其约定。

    (五)合同协议主办人(中心)应审查以下事项,并对之负责:

    1、合同协议的内容是否合法;

    2、合同协议当事各方的权利、义务是否明确、合理;

    3、违约责任是否明确及可行;

    4、合同协议文本是否符合规范要求;

    5、合同协议争议解决条款是否完备。

    (六)具有下列情况之一的,不得与之签订合同协议:

    1、签约对方不具备合法的企业法人资格或合同协议主体资格的;

    2、资信情况不好或不明的;

    3、合同协议标的物不属于双方服务经营范围的;

    4、履约能力差或无履约能力的;

    5、签约对方的经办人没有总经理的授权或超越授权范围的或签约权已被终止的;

    6、违反法律、法规和规章的;

    7、集团认为不能签约的其他情况。

    四、合同协议的履行

    (一)在一般情况下,签署的合同协议原件至少为一式三份,如多方签订合同协议,多一方就应多签署一份合同协议原件。

    (二)集团总经理对合同协议的订立具有最终决定权。

    (三)对外订立的合同协议,严禁在空白文本上盖章,严禁我方签字后以传真形式交对方签字盖章。

    (四)主办人(中心)负责组织、协调合同协议约定我方义务的全面履行,督促检查、验收,确认、监督合同协议对方义务的履行。合同协议主办人应将合同协议履行的有关情况及时向中心领导、集团领导汇报。

    (五)对应验收的标的物,应在验收合格后签署书面验收合格证明。对验收不合格或与合同协议约定不符的标的物不得接收,应由主办中心在即日或合同协议约定的时限内向对方提出异议,尽快采取适当措施解决。

    (六)合同协议主办人(中心)应依照法律规定和合同协议约定及时检验,检验人员对检验结果负责。检验合格的,应按合同协议约定及时接收对方履行的义务。

    (七)集团财务室按照合同协议约定收款或付款,支付与合同协议有关的款项,务必认真审查合同协议内容,确认对方单位的名称、开户行、银行帐号及款项支付等是否与合同协议约定一致,以防错付。除依照相关规定,由对方单位出具正式书面文件以外,严禁任何人擅自改变收款单位信息并付出款项。凡不按合同协议约定的结算方式办理收款和支付手续的,财务中心室有权拒绝办理。

    (八)负责合同协议履行的经办人,必须完整地收集合同协议履行过程中产生的全部的书面凭证资料并妥善保管。

    (九)发现对方当事人不履行或不完全履行合同协议时,合同协议经办人应当催促对方当事人采取有效补救措施,并收集、保存对方当事人不履行合同协议的有关证据,及时向集团领导报告。

    (十)我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同协议时,应当及时收集有关证据,并立即以书面形式通知对方当事人,同时积极采取补救措施,减少损失。

    五、合同协议保管和归档

    (一)合同协议文本及相关资料由合同协议主办中心明确专人妥善保管,防止丢失损毁。经签字盖章后的合同协议正本应留存集团办公室(如无原件可留存复印件)、财务室各一份,合同协议主办中心应视情况留存足够份数的合同协议正本与副本。

    (二)各合同协议主办中心应收集、整理、汇总本中心所有已签订的合同协议和合同协议履行过程中产生的往来函件、接收验收等文件,并进行登记存档。如在合同协议有效期内,签署补充协议或更改有关事项的除本中心存档外,应交集团办公室、财务室各一份。

    (三)合同协议的档案材料保存期限不得少于五年,重要合同协议应当永久保存。

    (四)集团或中心对外签订的所有合同协议,均需留存集团办公室存档一份(如无原件可留存复印件)。

    六、附则

    本办法由集团办公室负责解释。自2012年1月1日起执行。